Informações Documentadas – Sua Organização Ainda Sofre Com Este Tema?
Descubra como simplificar a gestão de Informações Documentadas e otimizar seu SGQ com a norma ISO 9001:2015.
Se sua organização ainda enfrenta desafios com a gestão de Informações Documentadas conforme a ISO 9001, não se preocupe! Neste artigo, oferecemos dicas essenciais para simplificar este processo, abandonando práticas obsoletas e adotando métodos mais eficientes da versão 2015 da norma.
Entendendo a Diferença entre Documentos e Registros
Com a ISO 9001:2015, documentos e registros foram unificados sob o termo “Informações Documentadas”. Na prática, documentos são aqueles que especificam requisitos de produtos, processos e serviços dentro do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Isso inclui desenhos de produtos, normas técnicas, descrições de cargos, instruções de trabalho, entre outros. Já os registros são utilizados para comprovar se os requisitos foram cumpridos, como análises do contexto da organização, gestão de riscos, relatórios de inspeção e mais.
Como Controlar Documentos Eficientemente
Você sabia que a Lista Mestra de Documentos não é mais requerida desde a ISO 9001:1994? Muitas vezes, essa lista é mais benéfica para auditores do que para a própria organização, pois simplifica o processo de auditoria. A verdade é que, salvo raras exceções, não há necessidade de manter versões anteriores dos documentos ou um histórico detalhado de modificações.
A organização pode ser simplificada ao armazenar documentos eletronicamente em pastas pertinentes, onde se visualizam as datas de revisões e o acesso é controlado por senha, eliminando a necessidade de especificar cada documento com data de revisão e nome do revisor. A versão mais atual está sempre disponível eletronicamente, e se houver necessidade de uma cópia física, basta substituir a antiga pela nova, sem a necessidade de protocolos complexos de controle.
Reflexões Importantes sobre a Documentação
Responsabilidade: Se um funcionário que aprovou documentos deixa a empresa, não é necessário substituir seu nome em todos os documentos. Os documentos pertencem ao processo da organização, não ao indivíduo.
Histórico de Documentos: Será que é necessário saber como um documento era escrito anteriormente? Isso geralmente só é necessário para casos muito específicos.
Sistema de Gestão da Qualidade versus Sistema de Documentos: A ISO 9001:2015 não requer mais um Manual da Qualidade e procedimentos detalhados, então por que mantê-los se não agregam valor ao seu SGQ?
Numeração de Documentos: Há realmente uma necessidade de numerar cada documento? Não seria mais prático referir-se a eles pelo nome?
Esteja sempre questionando se a documentação está ajudando a atingir os objetivos da qualidade ou apenas criando mais burocracia. Simplificar não apenas cumpre os requisitos da ISO, mas também torna o SGQ um verdadeiro instrumento de melhoria contínua.
Elaborado por: Araújo, Manoel M.
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